4. PEMROSESAN TRANSAKSI DAN PROSES PENGENDALIAN INTERNAL

Pengendalian dan Eksposur

Eksposur adalah risiko dikalikan konsekuensi financial atas risiko tersebut.
Eksposur Umum

1. Biaya yang terlalu tinggi

2. Pendapatan yang Cacat

3. Kerugian Akibat Kehilangan Aktiva

4. Akuntansi yang Tidak Akurat

5. Interupsi bisnis

6. Sanksi hukum

7. Ketidakmampuan untuk bersaing

8. Kecurangan dan pencurian

Kecurangan dan Kejahatan Kerah Putih

Kejahatan kerah putih menggambarkan serangkaian aktivitas illegal yang terjadi sebagai bagian dari pekerjaan pelaku kejahatan. Kejahatan ini terjadi pada saat kekayaan perusahaan digunakan menyimpang dari manfaat aktiva yang sesungguhnya. Ada 3 bentuk kejahatan kerah putih :

1. Kecurangan manajemen

2. Pelaporan keuangan yang menyesatkan

3. Kejahatan korporat
Pemrosesan Komputer dan Eksposur

Banyak aspek dari pemrosesan komputer yang cenderung meningkatkan eksposur organisasi terhadap peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan.

Tujuan Pengendalian dan Siklus Transaksi

Pengendalian berguna untuk mengurangi eksposur. Analisis eksposur dalam suatu organisasi sering berhubungan dengan konsep siklus transaksi. Kejadian tersebut menghasilkan transaksi yang dapat dikelompokkan sesuai dengan empat siklus aktivitas bisnis, yaitu

1.    Siklus pendapatan

2.    Siklus pengeluaran

3.    Siklus produksi

4.    Siklus keuangan

Komponen Proses Pengendalian Internal

Konsep pengendalian internal didasarkan pada dua premis utama, yaitu tanggung jawab dan jaminan yang masuk akal. Sedangkan proses pengendalian internal suatu organisasi terdiri dari lima elemen : lingkungan pengendalian, penaksiran risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pengawasan.
A. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian merupakan dampak kumulatif atas faktor-faktor untuk membangun, mendukung dan meningkatkan efektivitas kebijakan dan prosedur tertentu.

Faktor yang tercakup dalam lingkungan pengendalian adalah :

1. Nilai-nilai integritas dan etika, 2. Komitmen terhadap kompetensi, 3. Filosofi manajemen dan gaya operasi, 4. Struktur organisasi, 5. Perhatian dan pengarahan yang diberikan oleh dewan direksi dan komitenya, 6. Cara pembagian otoritas dan tanggung jawab, 7. Kebijakan sumber daya manusia dan prosedur.

B. Penaksiran Risiko

Penaksiran risiko merupakan proses mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang memengaruhi tujuan perusahaan.

C. Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang dibangun untuk membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan dengan baik.

Tujuan pengendalian :

1.    Rencana organisasi mencakup pemisahan tugas untuk mengurangi peluang seseorang dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan kecurangan atau kesalahan menjalankan tugas sehari-hari mereka.

2.    Prosedur mencakup perancangan dan penggunaan dokumentasi dan catatan yang berguna untuk memastikan pencatatan transaksi dan kejadian yang tepat.

3.    Akses terhadap aktiva hanya diberikan sesuai dengan otorisasi manajemen.

4.    Cek independen dan peninjauan dilakukan sebagai wujud akuntabilitas kekayaan perusahaan dan kinerja.

5.     Pengendalian proses informasi diterapkan untuk mengecek kelayakan otorisasi, keakuratan, dan kelengkapan setiap transaksi.

D. Informasi dan Komunikasi

Informasi mengacu pada sistem akuntansi organisasi, yang terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi organisasi dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva dan utang yang terkait. Komunikasi terkait dengan memberikan pemahaman yang jelas mengenai semua kebijakan dan prosedur yang terkait dengan pengendalian. Komunikasi yang baik membutuhkan komunikasi oral yang efektif, manual prosedur yang memadai, manual kebijakan, serta berbagai jenis dokumentasi yang lain dan  juga membutuhkan aliran arus informasi dalam organisasi yang memadai. Informasi semacam ini dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja, membuat laporan perkecualian, dan lain sebagainya.

E.Pengawasan
Pengawasan dicapai melalui aktivitas yang terus-menerus, atau evaluasi terpisah, atau kombinasi keduanya. Tujuan fungsi audit internal adalah untuk melayani manajemen dengan menyediakan bagi manajemen hasil analisis dan hasil penilaian aktivitas dan sistem seperti :

1. Sistem informasi organisasi, 2. Struktur pengendalian internal organisasi, 3. Sejauh mana ketaatan terhadap kebijakan operasi, prosedur, dan rencana, 4. Kualitas kinerja personel organisasi
Pengendalian Pemrosesan Transaksi

Merupakan satu prosedur yang dirancang untuk memastikan bahwa elemen proses pengendalian internal diimplementasikan dalam suatu sistem aplikasi tertentu di setiap siklus transaksi organisasi. Pengendalian pemrosesan transaksi mencakup pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.
Pengendalian Umum

Mempengaruhi semua pemrosesan transaksi. Pengendalian umum mencakup hal-hal berikut ini :

1. Perencanaan organisasi pemrosesan data

2. Prosedur operasi secara umum

3. Karakteristik pengendalian peralatan

4. Pengendalian akses data dan peralatan

Pengendalian Aplikasi

Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang spesifik untuk setiap aplikasi tertentu. Pengelompokan ini terkait dengan langkah-langkah dalam siklus pemrosesan data.

1. Pengendalian input

2. Pengendalian proses

3. Pengendalian output

SOAL

1.    Pengendalian berguna untuk………………

mengurangi eksposur

2.    Empat siklus aktivitas bisnis, yaitu……………..

Siklus pendapatan

    Siklus pengeluaran

Siklus produksi

Siklus keuangan

3.    Penaksiran risiko merupakan proses……………….

mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang memengaruhi tujuan perusahaan

4.    Tujuan fungsi audit internal………………..

untuk melayani manajemen dengan menyediakan bagi manajemen hasil analisis dan hasil penilaian aktivitas dan sistem

5.    Pengendalian umum mencakup hal-hal berikut ini,kecuali……………

a. Perencanaan organisasi pemrosesan data

b. Prosedur operasi secara umum

c. Karakteristik pengendalian peralatan

d. Pengendalian akses data dan peralatan

e. Aplikasi data penelitian (Benar)

3. Pengenalan Pemrosesan Transaksi

Arus transaksi 
contoh Arus transaksi perusahaan manufactur 
Karena tingkat arus transaksi dalam suatu perusahaan sangat kompleks, untuk mempermudah dalam penyajiannya, maka tiap transaksi diklasifikasikan ke dalam beberapa siklus-siklus transaksi.
Siklus transaksi mengelompokkan satu atau lebih transaksi yang mempunyai kesamaan tujuan.
Siklus transaksi untuk satu perusahaan dengan perusahaan lain akan berbeda, disini diberi contoh siklus transaksi perusahaan dagang dan perusahaan manufaktur.

Perusahaan Manufaktur Perusahaan Dagang
- Pendapatan Pendapatan
- Pengeluaran pengeluaran
- Produksi Manajemen Sumberdaya
- Keuangan laporan keuangan

Dari pengklasifikasian tersebut nantinya dapat dengan mudah dibuat suatu bagan rekening.

Siklus-siklus transaksi dan sistem-sistem aplikasi dalam aktivitas bisnia
Siklus Pengeluaran Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan. Siklus Produksi Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumber daya menjadi barang dan jasa. Siklus Keuangan Kejadian-kejadian yang berkaitan denga perolehan dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas. Siklus pemrosesan transaksi terdiri dari satu atau lebih sistem-sistem aplikasi. Sistem aplikasi memproses transaksi-transaksi yang berkaitan secara logis. Siklus pendapatan perusahaan umumnya mencakup sistem aplikasi yang meliputi entri pesanan pelanggan, penagihan, piutang dagang, dan pelaporan penjualan. Siklus pengeluaran umumnya mencakup sistem aplikasi yang meliputi pemilihan dan permohonan pemasok, pembelian, hutang dagang, dan penggajian. Siklus produksi mencakup sistem-sistem alikasi yang meliputi pengendalian dan pelaporan produksi, akuntansi biaya produksi, pengendalian persediaan, dan akuntansi kekayaan. Siklus keuangan perusahaan mencakup sistem aplikasi yang berkaitan dengan pengendalian dan manjemen kas, manajemen hutang, dan administrasi pensiun karyawan. Sistem informasi akuntansi dirancang dan diimplementasikan bukan hanya untuk memproduksi saldo buku besar dari laporan keuangan yang disajikan, tetapi juga menghasilkan beragam informasi manajemen dan operasional yang tidak berkaitan dengan akuntansi 

Komponen-komponen sistem pemrosesan transaksi 
o Masukan
Pesanan konsumen, Slip penjualan, Faktur, Kartu absen karyawan
o Pemrosesan
Pemrosesan melibatkan penggunaan jurnal dan register untuk memberikan catatan masukan yang permanen dan kronologis.
Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan.
Register digunakan untuk mencatat jenis lain data yang tidak terkait secara langsung dengan akuntansi.
o Penyimpanan
Ledger dan berkas menyediakan penyimpanan data baik secara manual maupun terkomputerisasi.
Ledger menyediakan ringkasan dari transaksi akuntansi keuangan perusahaan.
§ Berkas adalah kumpulan terorganisir atas data terdiri atas : File transaksi, File Master, dan File referensi atau tabel.
o Keluaran
Yaitu dokumen apapaun yang dihasilkan oleh sistem, contoh : Neraca saldo, Laporan keuangan, Laporan operasional.

Perancangan sistem tata buku berpasangan
- Hal penting dalam merancang sistem akuntansi :
Sifat dan tujuan organisasi
Karakteristik struktural dan fungsional 
Tata letak fisik, produk dan jasa
Orang yang mengoperasikan sistem
- Langkah dalam merancang sistem akuntansi :
Merancang pengelompokan kasar atas rekening, daftar rekening dan laporan keuangan terkait.
Mereview karyawan operasional dan manajemen.
Finalisasi laporan, daftar rekening, dan laporan lainnya
Menyiapkan rancangan penjurnalan dan perancangan kertas kerja yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan dan mengoperasikan sistem.

Sistem kode akun untuk pemrosesan transaksi 
• Suatu sistem pengkodean berisi character set, yaitu satu set simbol yang telah ditentukan sebelumnya yang digunakan untuk mengidentifikasi obyek. Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode untuk mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan dan mengambil data keuangan. 

• Tujuan pengkodean :
o Mengidentifikasikan data akuntansi secara unik
o Meringkas data
o Mengklasifikasikan rekening atau transaksi
o Menyampaikan makna tertentu

• Ada 5 metode pemberian kode rekening, yaitu :
o Kode Angka atau Alphabet Urut (numerical or alphabetical-sequence code)
o Kode Angka Blok (block numerical code)
o Kode Angka Kelompok (group numerical code)
o Kode Angka Desimal (decimal code)
o Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf (numerical sequence preceded by an alphabetic reference)

Perancangan Formulir dan Pertimbangan-pertimbangan penyimpanan catatan. 

Pertimbangan-pertimbangan dalam perancangan formulir dan penyimpanan pencatatan..
Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.

1.    5 metode pemberian kode rekening…………….

o Kode Angka atau Alphabet Urut (numerical or alphabetical-sequence code)
o Kode Angka Blok (block numerical code)
o Kode Angka Kelompok (group numerical code)
o Kode Angka Desimal (decimal code)
o Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf (numerical sequence preceded by an alphabetic reference)

2.    Tujuan pengkodean………………..

o Mengidentifikasikan data akuntansi secara unik
o Meringkas data
o Mengklasifikasikan rekening atau transaksi
o Menyampaikan makna tertentu

3.    Yang dimaksud dengan Berkas adalah……………….

adalah kumpulan terorganisir atas data terdiri atas : File transaksi, File Master, dan File referensi atau tabel

4.    Register digunakan untuk……………………

mencatat jenis lain data yang tidak terkait secara langsung dengan akuntansi.

5.    Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode,kecuali………….

a.    Mencatat

b.    Mengklasifikasikan

c.    Menyimpan

d.    mengambil data keuangan

e.    Mendistribusikan

2. Teknik dan Dokumentasi Sistem

Pengertian dan Pengguna Teknik Sistem

» Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan system dan sub-sub sistem yang berkaitan.

» Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi.

» Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan

Fase dan Teknik dalam Pengembangan Sistem

1. Analisis Sistem, meliputi perumusan dan pengevaluasian pemecahan masalah. Sebelum merumuskan masalah analis harus mengumpulkan dan mengorganisasi faktafakta. Teknik sistem yang digunakan :

» Wawancara, kuisioner, telaah dokumen dan observasi
» Diagram arus data logis dan bagan arus analitis

2. Perancangan Sistem, merupakan proses untuk menspesifikasi rincian solusi yang dipilih melalui proses analisis sistem. Aktivitas ini mencakup evaluasi efektivitas dan efisiensi relatif perancangan sistem alternatif dalam kerangka seluruh persyaratan sistem. Teknik sistem yang digunakan:

» Bagan arus sistem
» Diagram aliran data
» Bagan IPO, HIPO, bagan arus program
» Pencabangan dan tabel keputusan

3. Implementasi Sistem, merupakan pelaksanaan rancangan. Aktivitasnya mencakup pemilihan dan pelatihan personel, pemasangan peralatan komputer baru, Perancangan sistem secara rinci, penulisan dan pengujian program-program komputer, pengujian sistem, pengembangan standarstandar, dokumentasi, dan pengubahan berkas. Pelaksanaan perancangan secara rinci selama tahap implementasi seringkali mencakup pemrograman komputer. Dokumentasi adalah salah satu bagian paling penting dalam implementasi sistem.

Diagram Aliran Data Logis
» Diagram aliran data logis atau diagram aliran data (keduanya disingkat DFD) terutama digunakan oleh karyawan pengembang sistem dalam analisis sistem.

» Penekanan (kata logis) penggunaan DFD adalah untuk memisahkan secara jelas proses logis dari sistem analis dengan proses fisik perancangan sistem.

» Analis sistem menyediakan deskripsi logis kepada perancang sistem/pemrogram, yang kemudian oleh mereka ini akan dirancang spesifikasi fisiknya.

» Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD adalah sama dengan simbul yang ada dalam Simbol Dasar, yang terdiri atas simbul: Terminal, Proses, Penyimpanan Data, dan Aliran Data.

Penggunaan Teknik-teknik Sistem dalam pengembangan system

Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem yaitu:

Dipandang dari metodologi yang digunakan:
- Pendekatan Klasik (Classical Approach)
mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan di system life cycle.
- Pendekatan Terstruktur (Structured Approach)
menyediakan sistem tambahan berupa alat-alat dan teknikteknik untuk mengembangkan sistem disamping tetap mengikuti ide dari system life cycle.

Dipandang dari sasaran yang dicapai:
- Pendekatan Sepotong (Piecerneal Approach)
merupakan pendekatan pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja, tanpa memperhatikan posisi dan sasaran keseluruhan organisasi
- Pendekatan Sistem (Systems Approach)
memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan atau aplikasinya.

Dipandang dari cara menentukan kebutuhan dari sistem:
- Pendekatan Bawah Naik (Bottom Up Approach)
dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut.
- Pendekatan Atas Turun (Top Down Approach)
dimulai dari level atas organisasi, yaitu level perencanaan strategis. Pendekatan ini dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijakan organisasi, kemudian dilanjutkan dengan analisis kebutuhan informasi, kemudian turun ke proses trasaksi, yaitu penentuan output, input, basis data, prosedurprosedur dan kontrol.

Alat dan Teknik Pengembangan Sistem

Alat yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa gambar atau diagram atau grafik agar lebih mudah dimengerti. Selain berbentuk gambar, alat yang digunakan juga tidak berupa gambar misalnya kamus data, struktur inggris, pseudocode atau formulirformulir untuk mencatat atau menyajikan data.

Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk Diagram

a.Diagram HIPO (Hierarchy plus Input-Proces-Output)

b.Diagram aliran data (DFD/Data Flow diagram)

c.Diagram keterhubungan entitas (ERD/Entity Relationship Diagram)

d.Diagram Perubahan status (STD/State Transition Diagram)

e.Structured Chart

f. Diagram SADT (Structured Analysis and Design Techniques)

g.Diagram Warnier/Orr

h.Diagram Jakson’s

i. Diagram UML

1.       Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam………….

menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan system dan sub-sub sistem yang berkaitan

2.      Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam………………..

pengembangan sistem informasi

3.      Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD adalah sama dengan simbul yang ada dalam Simbol Dasar,yaitu di antaranya……………

Terminal, Proses, Penyimpanan Data, dan Aliran Data

4.      Alat yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa……………….

gambar atau diagram atau grafik agar lebih mudah dimengerti

5.      Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk Diagram,kecuali………

a.      Structured Chart

b.      Diagram UML

c.       Diagram Warnier/Orr

d.      Diagram Cartesius (Benar)

e.      Diagram HIPO (Hierarchy plus Input-Proces-Output)

1. Tinjauan Sekilas Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi & Organisasi Bisnis

Dalam kehidupan kita sehari-hari, informasi menjadi suatu hal yang penting. Dengan informasi kita dapat mengetahui apa saja yang terjadi di dunia baik di dalam negeri maupun di luar negeri. Informasi juga dapat membantu dalam mengambil keputusan. Suatu perusahaan besar tidak akan mengambil keputusan semudah membalikkan telapak tangan tanpa adanya informasi, karena meskipun kecil informasi yang mereka dapatkan akan menjadi penentu bagi kemajuan perusahaan tersebut.

Informasi dapat berupa data atau system. Suatu system informasi dibagi menjadi lima fungsi utama, yaitu pengumpulan data, pengolahan data, manajemen data, pengendalian dan pengamanan data, serta pengadaan informasi. Masing-masing fungsi tersebut saling berkaitan satu sama lain.

Keterkaitan system informasi dalam organisasi bisnis sangatlah erat. Dalam bisnis, teknologi informasi mempunyai dampak terhadap semua system informasi akuntansi. Dalam meningkatkan system informasi, suatu perusahaan menginstalasikan computer menggunakan model-model untuk mengambil sebuah keputusan dan mempelajari kebutuhan informasi.

Akuntan berperan sebagai perancang sekaligus pemakai(user) dalam sistem informasi akuntansi. Mereka terlibat langsung dalam penetapan persyaratan untuk informasi. Mereka diharuskan mempelajari seperangkat pengetahuan umum tentang informasi.

Akuntansi & Teknologi Informasi

Teknologi informasi berdampak signifikan terhadap system informasi akuntansi pada suatu perusahaan. Diantara lainnya adalah pada pemrosesan data yang mengalami perubahan dari manual ke system computer. Proses ini sangat mempengaruhi proses audit, karena audit memerlukan laporan keuangan sebagai objeknya. Dengan begitu, audit juga mengalami kemajuan dalam hal teknologi informasi. Karena jika mereka tidak mengalami kemajuan, akan berdampak tidak baik dengan klien perusahaan yang terbiasa dengan kemudahan-kemudahan yang ada.

Akuntan & Pengembangan

Perkembangan system informasi sangat berpengaruh pada akuntan atau pelaku (user) akuntansi, yang sebelumnya mereka terbiasa dengan mencatat buku besar di kertas(buku), saat ini mereka dituntut untuk dapat mencatat, mengolah data dan menyimpannya dalam computer. Namun pada dasarnya, hal demikian tidak memerlukan waktu yang banyak untuk akuntan menguasainya.

Teknik akuntansi merupakan alat yang digunakan untuk menganalisis, merancang danmendokumentasikan system yang berkaitan. Akuntan juga bisa membuat system akuntansi baik untuk kebutuhan perusahaan ataupun untuk akuntan sendiri selaku konsultan.

1.      Suatu sistem informasi dibagi menjadi lima fungsi utama, yaitu……………………………………….

pengumpulan data, pengolahan data, manajemen data, pengendalian dan pengamanan data, serta pengadaan informasi

2.      Akuntan berperan sebagai perancang sekaligus………………

pemakai(user) dalam sistem informasi akuntansi

3.      Teknologi informasi berdampak signifikan terhadap………………

sistem informasi akuntansi pada suatu perusahaan

4.   Teknik akuntansi merupakan alat yang digunakan untuk………..

menganalisis, merancang danmendokumentasikan sistem yang berkaitan

5.      Proses ini sangat mempengaruhi proses audit, karena audit memerlukan laporan keuangan sebagai…………

A.  Objek (Benar)

B.  Primary Item

C.  Subjek

D.  Pelengkap

E.   Additonal Option